У сучасному діловому середовищі звіти про виконану роботу відіграють ключову роль у відображенні результатів діяльності, аналізу досягнень та формуванні подальших стратегій. Вони стають важливим інструментом комунікації між різними структурами організації та між різними сторонами зацікавленими в роботі. Звіти повинні бути складені відповідно до визначених стандартів та структури, щоб забезпечити їх чіткість, адекватність та об’єктивність.
У даній статті розглянемо типову структуру звіту про виконану роботу в офіційно-діловому стилі та надамо приклад, який допоможе вам правильно сформулювати ваш звіт.
Загальна структура звіту
Звіт – це документ про виконання роботи за певний проміжок часу.
Загальна структура звіту про виконану роботу в офіційно-діловому стилі може включати наступні розділи:
- Заголовок. Включає назву звіту і основну тему.
- Вступ. Коротке введення, яке пояснює мету та контекст виконання роботи.
- Пояснення завдання. Опис завдання або місії, яку виконувала людина або комісія/група.
- Перелік учасників. Вказівка імен та посад усіх осіб, які брали участь у виконанні роботи.
- Період та місце проведення роботи. Дати та місця, де відбувалася діяльність, наприклад, відрядження, огляд об’єктів тощо.
- Об’єкти/завдання, що були виконані. Опис роботи, проведеної комісією або групою, включаючи огляд, дослідження або будь-які інші завдання.
- Висновки та рекомендації. Основні висновки, які були зроблені на основі виконаної роботи, і рекомендації щодо подальших кроків або вдосконалення процесів.
- Підписи. Підписи учасників або членів комісії з датою.
- Додатки (за потреби.: Люба додаткова інформація, яка може бути корисною для розуміння звіту, така як фотографії, графіки, таблиці тощо.
Ця загальна структура може бути адаптована для будь-якого виду звіту, незалежно від теми чи специфіки проведення роботи.
Приклад звіту про виконану роботу
Звіт
старости 7-Б класу Коваленко О.
про стан зберігання шкільних зошитів
учнями 7-Б класу школи № 3 м. Сонячне
З 10 по 24 травня 2024 року були проведені перевірки зберігання шкільних зошитів учнями 7-Б класу.
Мета перевірки: визначити стан зберігання та використання шкільних зошитів учнями 7-Б класу.
Під час перевірки встановлено, що більшість учнів утримують шкільні зошити у належному стані. Зошити не мають потертостей, забруднень або інших пошкоджень, а також не мають заломів. Найакуратніше зошити зберігають учні: Іванов О., Петрова К., Сидоренко М.
Під час перевірки також виявлені випадки недбалого ставлення до шкільних зошитів: забруднення та замазки у зошитах Павлова Н., Мельникова Д., а також розриви у зошитах Сидорова О., Козлова Т.
Пропозиції:
- Проводити індивідуальні бесіди з учнями, які неслужно ставляться до зберігання шкільних зошитів для визначення причин такої поведінки та надання рекомендацій.
- Організувати шкільний проект з екологічної свідомості, спрямований на виховання учнів у дбайливому ставленні до шкільного майна.
24 травня 2024 р. Підпис: Коваленко О.
Звіт
про виконану роботу
У період з 1 по 14 червня 2024 року відбулася експертна місія для огляду стану пріоритетних об’єктів природно-культурної спадщини нашого регіону. Експертна комісія в складі: Іванова О. С., Петрова В. П., Сидоренка Л. М., Коваленка І. О. та Семенюка А. М. відвідала ряд об’єктів для проведення огляду та аналізу їх поточного стану.
Об’єкти, які були досліджені:
- Замок “Стара Фортеця” у селі Підгір’я. Будівля датована XVII століттям.
- Церква Святого Михайла у селі Новосілля. Датована серединою XIX століття.
- Палац “Долина Роз”, збудований у XVIII столітті.
Результати огляду:
- Замок “Стара Фортеця” перебуває у задовільному стані. Виявлено деякі ознаки пошкоджень, які потребують ремонту.
- Церква Святого Михайла знаходиться у відмінному стані збереженості, проте виявлено потребу в проведенні реставраційних робіт на покрівлі.
- Палац “Долина Роз” потребує серйозних ремонтних робіт, особливо у сфері оновлення фундаменту та внутрішнього оздоблення.
Висновки:
- Старання про збереження історичної спадщини відзначається на місцевому рівні, але необхідно активізувати роботу щодо фінансування реставраційних проектів.
- Важливо проводити систематичні огляди об’єктів спадщини для вчасного виявлення потенційних проблем та їх розв’язання.
- Рекомендується залучення спеціалістів із консервації та реставрації для виконання необхідних робіт.
14.06.2024 р. Підписи членів експертної комісії: [Підписи]
Рекомендації щодо написання звіту
Ось кілька порад, які допоможуть вам правильно скласти звіт:
- Звіт повинен бути чітким, лаконічним та інформативним.
- У звіті слід використовувати безособові дієслівні форми на -но, -то.
- Звіт повинен бути структурованим, мати чіткий поділ на розділи та підрозділи.
- У звіті слід використовувати діловий стиль мови.
- Звіт повинен бути підписаний виконавцем та мати дату складання.
Виконання роботи відображається не лише у її результаті, але й у якості звітування про неї. Основною метою звіту є передача інформації про виконану діяльність та виявлення ключових висновків та рекомендацій. Чіткість, конкретність та об’єктивність є ключовими принципами в складанні звітів, які допомагають забезпечити їх ефективність та значимість для всіх зацікавлених сторін. Врахування типової структури та правильне використання вступу та висновку допоможе зробити ваші звіти більш зрозумілими та переконливими.